Risparmio Fiscale: il Rimborso Spesa e il Rimborso chilometrico per l’Amministratore

La figura dell’Amministratore ha un ruolo centrale sia nella gestione dell’azienda che nella pianificazione fiscale in quanto in una S.r.l. possono essere usati strumenti fiscalmente leciti che aiutano ad incrementare i costi della società abbattendo la base imponibile al fine delle imposte dei redditi ottenendo così un risparmio fiscale concreto.

Oltre al Compenso Amministratore e al Trattamento di Fine Mandato di cui abbiamo già parlato in articoli dedicati dovete sapere che se un amministratore ha mandato per operare per conto della S.r.l. può chiedere un rimborso delle spese sostenute e che tali rimborsi sono costi deducibili per la società.

Andiamo con ordine e partiamo dal primo tipo di rimborso: l’Indennità di trasferta.

Con il termine trasferta si identificano i viaggi lavorativi temporanei richiesti all’amministratore in luoghi diversi da quelli in cui viene svolta normalmente l’attività lavorativa. Per l’amministratore è il caso di uno spostamento in luogo diverso da quello della sua residenza, a meno di incarichi che specifichino un diverso luogo abituale di espletamento dell’incarico per la società.

La trasferta da luogo alla possibilità di chiedere un rimborso spese che sarà non tassato nel caso lo spostamento avvenga verso un comune diverso da quello di residenza dell’amministratore; in caso di spostamento nello stesso comune, il rimborso concorrerà al reddito dell’amministratore stesso.

I metodi per determinare i rimborsi spesa sono 3:

• Metodo analitico: L’amministratore certifica le spese che anticipa lui personalmente e, solitamente, al fine di semplificare la procedura viene redatta una nota spese dove è molto importante tenere separate:

1. le spese di Vitto e Alloggio, per le quali la società, entro certi limiti, può dedurre integralmente i costi documentati dall’amministratore;
2. Spese di Trasporto, per le quali, nel caso l’amministratore si sposti utilizzando il proprio veicolo, il rimborso potrà essere effettuato solo su base chilometrica (il così detto Rimborso chilometrico di cui parleremo in seguito); se l’amministratore si sposta mediante aereo o treno il rimborso sarà deducibile per intero.

L’amministratore dovrà conservare tutti i documenti probatori della trasferta (fatture, scontrini ecc…); in questo modo i rimborsi verranno dedotti dal reddito di impresa permettendo di avere un risparmio fiscale.

• Metodo forfettario: in questo caso si paga una indennità di trasferta giornaliera prestabilita. È comunque opportuno tenere traccia di tutti gli spostamenti.

Il vantaggio di questo metodo è che nel caso di spese di vitto e alloggio, nel limite giornaliero di 46,48 euro per trasferta in Italia e di 77,46 euro per trasferta estera, l’indennità corrisposta non forma reddito per l’amministratore e può anche essere dedotta come costo dalla società ottenendo così un risparmio fiscale.

• Metodo misto: come dice il nome è una combinazione del metodo analitico e forfettario ma senza alcuni limiti di deducibilità previsti per il metodo analitico. Questo metodo è solitamente quello meno utilizzato.

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Ora passiamo ai Rimborsi chilometrici riconoscibili agli amministratori.

Il punto di partenza è autorizzare l’amministratore ad utilizzare il suo veicolo personale, sia di proprietà o preso a noleggio, per effettuare gli spostamenti allo scopo di rimborsargli le spese.

Questo nelle S.r.l. viene fatto tramite l’assemblea dei soci che autorizza l’amministratore ad utilizzare la sua auto privata per svolgere l’attività e che si vedrà riconoscere i relativi rimborsi chilometrici.

Il rimborso chilometrico non è altro che una somma corrisposta forfettariamente all’amministratore per coprire le spese di trasporto che sostiene per le trasferte.

Per determinare i rimborsi chilometrici si utilizzano le Tabelle ACI, che a seconda del tipo di veicolo e dell’alimentazione, permettono di calcolare il rimborso spettante rapportato alla distanza percorsa e al prezzo medio del carburante.

I rimborsi chilometrici così calcolati rappresentano un costo deducibile per l’azienda: tale deducibilità sarà rapportata alla potenza del veicolo utilizzato e permetta alla s.r.l. di godere di un risparmio fiscale.

È chiara la delicatezza dell’argomento: in caso di accertamento fiscale i Rimborsi spese amministratore e i Rimborsi chilometrici amministratore sono le prime voci su cui l’Agenzia delle Entrate si focalizza al fine di contestarne la deducibilità: questo non significa che è rischioso utilizzare questo strumenti ma che semplicemente occorre utilizzarli restando nella veridicità e conservando tutta la documentazione possibile.

Una buona strategia per tutelarsi da eventuali controlli è quella di conservare più informativa possibile in merito all’auto utilizzata, ai chilometri percorsi, le tariffe ACI applicate, al dettaglio degli spostamenti per ogni trasferta e, fondamentale, tenere tutta la documentazione che provi la veridicità della trasferta (es. ticket autostradali, ricevute di bar, pagamenti di carburante ecc…).

Ricordati, infine, che, come ogni emolumento corrisposto agli amministratori, i rimborsi diventano deducibili SOLO nel caso di effettivo pagamento degli stessi.

Ti sembra tutto troppo complicato? Non ti preoccupare ci siamo noi! Contattaci e ti spiegheremo come applicare i Rimborsi Spese alla tua attività.

Non sei interessato ai rimborsi ma vuoi comunque risparmiare tasse? Come già detto ci sono altri strumenti che permettono di farlo e insieme troveremo la soluzione migliore per una efficiente pianificazione fiscale su misura per te.

Infine, ricordati che sa hai una società di persone anche tu puoi usufruire dei Rimborsi Spese Amministratori.